VAA Valdybos narės Editos Janušienės įspūdžiai iš Baltijos šalių apvalaus stalo diskusijos Pernu

2016 m. balandžio mėn. Pernu (Estija) įvyko Baltijos šalių vidaus auditorių apvalaus stalo diskusija. Joje dalyvavo ir VAA Valdybos narė Edita Janušienė, kurios paprašėme pasidalinti susitikimo su kolegomis įspūdžiais.

Apvalaus stalo diskusijoje su Baltijos šalių vidaus auditoriais diskutavote įvairiais profesiniais klausimais. Kokių panašumų ir skirtumų šių dienų vidaus auditorių darbe pastebėjote?

Susitikimas su kolegomis buvo turiningas įvairiomis mūsų kasdienio darbo temomis. Paminėčiau patirties dalinimąsi vidaus audito plano sudarymo klausimais. Sudarydami vidaus audito planą, tikrai turime panašumų: įvertinę riziką, sudarome strateginius 3 – 5 metų vidaus audito planus ir metinius planus, periodiškai planus peržiūrime (1 – 2 kartus per metus), planuodami veiklą atsižvelgiame į informacijos naudotojų lūkesčius, poreikį audituoti neteisėtų veiksmų galimybes, numatome dienas mokymuisi, poauditinei stebėsenai, kitiems darbams; analizuojame poreikį pirkti paslaugas iš išorės (angl. outsourcing).

Taip pat matau ir skirtumų. Skiriasi skaidrumo lygis: kai kurios organizacijos viešina metinius planus ir audito ataskaitas, o dalis metinių planų neskelbia net organizacijos viduje; taikoma ir skirtinga ataskaitų sklaidos praktika. Viešasis sektorius, sudarydamas metinius planus,  didžiausią dėmesį skiria viešojo administravimo tobulinimui/kokybei. Privačios organizacijos – išteklių naudojimui, turto apsaugai. Yra organizacijų, kurios daug pastangų skiria strateginių tikslų įgyvendinimo auditui. Pažymėtina,  kad ne visur sudaromi audito komitetai. Įdomu, kad yra audito padalinių, kurie sudaro tik ketvirtinius planus (kad nereikėtų keisti metinių), atitinkamai kas ketvirtį pervertina objektų rizikas.

Kokių dar turite įžvalgų apie audito planavimo procesą?

Mano nuomone, kertinė planavimo kryptis yra suvokimas, kad dėl sparčiai besikeičiančios aplinkos abejojama 3-5 metų audito plano tikslingumu ir daugiau naudos matoma strateginiame vidaus audito veiklos plėtros / tobulinimo plane.

Įdomus pasirodė Suomijos atstovų audito visumos sudarymo principų pristatymas. Jų praktikoje audito visuma labai plati ir apima tokias sritis: strateginį planavimą, rizikos valdymą ir kontrolę, tikslus ir vadovavimą, procesus, kaštus, atskaitomybę ir monitoringą, kasdienes operacijas, trečiųjų šalių paslaugas (angl. outsourcing).

Ar turite pastebėjimų dėl audito proceso? Kokios naujos tendencijos pastebimos kolegų darbinėje praktikoje?

Apie patį audito procesą diskutavome daug. Įdomu, kad dalis kolegų metiniame plane nurodo ne konkretų objektą, o tik preliminarų, ir po detalesnio rizikos vertinimo pasirenka ir įvardina pagrindines audituotinas sritis / klausimus. Sudėtingiausias darbas yra pasirinkti tinkamus kriterijus.

Kalbėdami apie laiką, skiriamą planavimui – testavimui – ataskaitos rengimui, visi susitikimo dalyviai sutiko, kad jo paskirstymas priklauso nuo audito temos / objekto ir audito rūšies. Vis didesnis dėmesys skiriamas konkretaus audito planavimo etapui, kurio metu susipažįstama su veikla, rizikos vertinimu, aiškinamasi problemas / rizikas su valdybos nariais ir aukščiausia vadovybe, ieškoma gerosios praktikos pavyzdžių, išgryninami pagrindiniai audito klausimai. Tai ypač aktualu horizontaliuose didelės apimties audituose.

Audito rezultatų viešinimas daugelio vykdomas įprasta praktika, informuojant tik audituojamuosius ir aukščiausiąją vadovybę, retai – agreguota informacija teikiama kitiems vadovams ir darbuotojams.

Didėja audito metu taikomų metodų įvairovė, vykdoma daug testavimo, tikrinimų, perskaičiavimų, pakartojimų, palyginimų.

Pastaruoju metu kolegų praktikoje vyrauja šių rūšių ar temų auditai: strateginių tikslų, projektų auditai, IT, veiklos tęstinumo, pagrindinių funkcijų, elgsenos su klientais, veiklos efektyvumo, kai kuriose srityse – ypatingai dažni atitikties vertinimai.

Audito metu stiprėja kooperacija su II-ąją gynybos linija, specialistų iš kitų padalinių, išorės ekspertų įtraukimas.

Ar teko diskutuoti žmogiškųjų išteklių audito klausimais?

Taip, su kolegomis dalinomės patirtimi ir šioje srityje. Auditoriai siekia įvertinti sukurtus padalinio produktus: ką darbuotojai sukuria, kokiu dažnumu, kokie darbuotojai įtraukti į konkrečių produktų kūrimą ir kokie jų vaidmenys. Taip pat tokio pobūdžio audito metu gali būti siekiama įvertinti produktų būtinumą ir poreikį. Juk neretai būna, kad darbuotojai dirba taip, kaip įpratę, kartais produkto vartotojui net nereikia, ir vyksta „darbas dėl darbo“ (pvz. įvairių ataskaitų rengimas). Auditų metu taikoma procedūra – duoti darbuotojams ne mažiau kaip 2 savaites pildyti darbo laiko apskaitą 30 minučių tikslumu. Alternatyva – „gyvas“ stebėjimas ir darbo dienos fotografija, bet to audituojamieji nemėgsta.

Ar Baltijos kolegų darbe įprasti valdymo auditai?

Kol kas valdymo auditų atliekama nedaug. Priežastys įvairios, bet visų mūsų patirtis byloja, kad valdymo auditams reikia drąsių auditorių ir vadovų pageidavimo. Susitikimo metu priėjome išvados, kad tam tikrais atvejais būtent nuo valdymo audito auditoriams reikėtų pradėti savo veiklą, nes jo metu atsiskleistų daug pamatinių priežasčių (angl. route cause), atitinkamai sklandžiau spręstųsi ir žemesnio lygio klausimai.

Valdymo auditų metu svarbus klausimas – etika. Jos palaikymui svarbus vadovų požiūris. Kolegos dalinosi gerosios praktikos pavyzdžiais, kad kai kurių organizacijų vadovai siunčia laiškus darbuotojams ir tiekėjams, kad neneštų dovanų; arba prašo tiekėjų pasirašyti, kad jie elgsis pagal organizacijos Etikos kodeksą.

Kokias bendras tendencijas galėtumėt įvardinti kaip gerąją praktiką, kurios, turbūt, kiekvienas mes darbe ieškome, norėdami didinti vidaus audito pridėtinę vertę?

Progresyviu įvardintas sprendimas ataskaitose nerašyti rekomendacijų. Tai taikytina aukštos brandos organizacijose, veikiančiose greitai besikeičiančioje aplinkoje, kur dirba motyvuoti, atsakingi už veiklos rezultatus darbuotojai. Kaip gerosios praktikos pavyzdžius taip pat paminėčiau rekomendacijų reitingavimą, konsultavimo veiklos stiprinimą, projektų lydėjimą, teikiant audito pastebėjimus projekto metu, o ne jį įgyvendinus, „švilpuko pūtėjo“ (angl. whistleblowing) sistemos taikymą.

Įsimintinas gerosios praktikos pavyzdys statybų srityje: pasirašant statybos darbų sutartis, rangovams ir subrangovams numatomi vidaus kontrolės reikalavimai ir užsakovo teisės įsitikinimui / kontrolei, kaip jos veikia.

Su kolegomis iš Baltijos šalių diskutavome, kad siekiamybe tampa didesnis bendradarbiavimas su kitais užtikrinimo lygiais. Vidaus auditoriai atlieka gilesnį rizikos vertinimą, atrankai naudoja „Data mining“ įrankį; detaliai aptaria radinius; pristatant rezultatus pasitelkia kuo daugiau vizualizacijos (pvz., naudojama Powerpoint programa, teikiamos schemos, diagramos, grafikai, proceso žingsniai, lentelės, spalviniai akcentai).

Atkreipčiau dėmesį ir į kitus organizacijos veiklos sektinus pavyzdžius: kritiškiausių veiksnių / aspektų organizacijos reputacijai sąrašo rengimas; veiklos tęstinumo plano sudarymas taip, kad jis būtų paprastas; organizacijos kontaktų sąrašo nuolatinė peržiūra, kad jis būtų aktyvus; veiklos standartų identifikavimas ir jų sąrašo sudarymas.

Auditoriams ieškant gerosios praktikos pavyzdžių, vertingos informacijos galima gauti iš kitų auditorių praktikos, metodų, patirties (EUROSAI, Kanados, Naujosios Zelandijos vidaus auditorių patirties sklaida).

Kokių dar pastebėjimų turite?

Norėčiau vidaus auditorius paskatinti kurti proaktyvų vidaus audito vaidmenį. Ką mes, kaip vidaus auditoriai, turime padaryti, kad didėtų vidaus kontrolės vaidmuo? Iš patirties galiu paminėti veiksmingas praktikas: dauguma vidaus auditorių dalyvauja Rizikos valdymo komiteto veikloje stebėtojo teisėmis, padeda tinkamai atlikti strateginį planavimą (pvz. padeda atlikti SWOT analizę). Pasauliniu mastu ryškėja II ir III gynybos linijų „sujungimas“, nepamirštant nepriklausomumo; IT audito atveju – vykdomas konkretaus audito vadovo ir IT saugos auditoriaus pirkimas iš išorės, daug dėmesio skiriant sutarties pasirašymui su detaliu visų darbo dokumentų perdavimu ir kitomis kontrolės priemonėmis.

Ką patartumėt vidaus auditoriams, ieškantiems profesinio tobulėjimo galimybių ir alternatyvų?

Nuolat tobulėti! Tik, mano nuomone, vidaus auditoriai turėtų pakankamai dėmesio skirti ne tik profesiniams mokymams, bet asmenybės tobulinimui (angl. „soft“ mokymams).

Svarbu neapsiriboti tobulėjimo galimybių ir formų pasirinkime! Informatyviais informacijos šaltiniais gali būti įvairių vertinimų – kokybės vertinimo po kiekvieno audito, metinio veiklos vertinimo, audituojamųjų vertinimo, aukščiausios vadovybės vertinimo – rezultatai. Taip pat skatinu vidaus auditorius dalintis mokymų informacija su savo kolegomis ir aktyviai keistis praktika VAA.

Tobulėjimas gali vykti ir netiesiogiai profesine prasme. Siekiant užtikrinti gerą klimatą vidaus audito padalinyje, būtinas efektyvus vadovavimas, gali būti taikomi tokie vadybiniai elementai, kaip  geriausio darbuotojo rinkimai ir panašiai.

Ir, kaip jau minėjau, nereikia pamiršti viešai prieinamos informacijos: COSO, COBIT, ITIL, ERM, kitų kokybės standartų, GAIN, procesinio valdymo ir kitų šaltinių profesiniam tobulėjimui.

Ačiū už pokalbį!

VAA informacija

Kalbino Lina Butkevičienė