Seimo Audito komiteto pirmininkė Ingrida Šimonytė: Raštų „choreografija“ didina atstumą tarp vidaus audito ir darbuotojų

Dalijamės pokalbiu su buvusia finansų ministre, Lietuvos banko valdybos nare, dabartine Seimo Audito komiteto pirmininke Ingrida Šimonyte apie vidaus auditą. Kalbėti apie vidaus auditą aiškiai ir suprantamai dažnai būna sudėtinga, nes daug taisyklių, formų, standartų, tačiau Ingrida Šimonytė net ir apie vidaus auditą moka papasakoti įdomiai. Stebėtina, kaip greitai prabėgo pokalbio laikas, kurio metu išsakyta daug įdomių minčių, pastebėjimų, kritikos, vertingų patarimų, skirtų vidaus auditoriams ir vadovams.

Turite sukaupusi daug įvairialypės patirties, susijusios su vidaus auditu, kokia jūsų nuomonė apie vidaus auditą viešajame sektoriuje?

Pradžioje, kai buvo kuriamas vidaus auditas viešajame sektoriuje Lietuvoje, buvo visokių patirčių, įskaitant ir labai blogas. Būdavo atvejų, kai į Vidaus audito skyrių sumetamas „nelikvidas“, tada nei pats darbuotojas suprasdavo ką jis ten veikia, nei vadovas. Ilgainiui daug kas pasikeitė į gerąją pusę, bet kai kur turbūt ir dabar dar yra, kad skyrius egzistuoja sau, o vadovas dirba sau. Kai nėra sinergijos tarp vadovo ir vidaus auditoriaus, vieni kažką rašo, kiti gauna ataskaitas, rašo rezoliucijas ir tas beprasmiškas ratas sukasi.

Mano ilgametė administracinio darbo patirtis rodo, kad viešojo sektoriaus skirtingų organizacijų problemos  yra panašios. Aibė įvairiausių dalykų jau yra sukurta už organizacijos ribų arba yra galimybių kelioms organizacijoms veikti numatyta linkme kartu, įsivertinti, kas yra gerai, o kur kažko trūksta, ir tokia patirtį tiesiog  pasiūlyti kitiems, kad nebereikėtų „išradinėti dviračio“. Nesuprantu, kodėl vengiama dalintis informacija, bendrai neanalizuojamos konkrečios problemos, sistemiškai nesprendžiami klausimai. Manau, kad vidaus auditą koordinuojanti institucija yra didele dalimi atsakinga už tai, kad vidaus auditas viešajame sektoriuje yra kaip „slaptas ordinas“, vykdantis slaptą funkciją, nevykstant tarpusavio komunikavimui. Audito komitetui kasmet teikiamos metinės viešojo sektoriaus vidaus audito tarnybų veiklos ataskaitos, kuriose informaciją apie vidaus audito būklę gauname tokią pačią jau 10 metų. Kai dirbau finansų ministerijoje, net ten vyravo nesutarimas tarp vidaus audito skyriaus ir metodologų. Ir, kaip finansų ministrė, nesupratau, kaip taip gali būti, kad abi pusės yra tavo žinioje, bet tarpusavyje nesusikalba. Nebūnant  vidaus audito srities specialistu, tikrai nelengva atskirti, kur iš tikrųjų yra racionalumo grūdas.

Neseniai turėjome konferenciją apie viešuosius pirkimus. Pasitvirtino nuostata, kad neturėtume daugelio problemų, jei vidaus audito sistema veiktų gerai. Jei dabar būčiau finansų ministerijoje ir matyčiau visas šias viešųjų pirkimų problemas, man tai būtų vienas iš svarbių indikatorių, kad kažkas ne taip yra pirmojoje gynybos linijoje, kuri turi tinkamai veikti organizacijoje, o ne Viešųjų pirkimų tarnyboje. Būtent organizacijose turėtų būti užkirstas kelias daugeliui šių problemų. O jei taip nėra, vadinasi kažkas yra negerai: kvalifikacijos trūksta, neteisingai vertinamos rizikos, paskęstama smulkmenose, nesidalinama patirtimi. Kiekvienas dabar sukasi savo rate ir tai sąlygoja pasikartojančias sistemines problemas visoje Lietuvoje. Kaip to išvengti? Pirmiausia žmonės turi būti kvalifikuoti, jie turi būti nuolat mokomi, turi dalintis patirtimi, atnaujinti žinias. Turint gaires, principus, gerosios praktikos auditų pavyzdžius, organizacijose bendros probleminės sritys, neatitikimai turėtų būti paprasčiau išsprendžiami ir jų mažėtų.

Neseniai Seimas pritarė Seimo Audito komiteto pasiūlymui grąžinti iniciatoriams tobulinti Vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymo projektą. Iš esmės Seimas parodė valią ir pasakė, kad tokiu projektu nesprendžiamos problemos, o siūlomi pakeitimai tik kosmetiniai.

Kiek vadovui gali būti realios naudos iš vidaus audito? Kokio santykio tarp vadovo ir vidaus auditoriaus reikėtų siekti?

Kalbant apie atvejus, kai yra abipusis supratimas, pati pradžia turėtų būti plano aptarimas. Vadovas išsako savo nuomonę, kas jam yra svarbu, vidaus auditorius įvertina savo resursus ir galimybes, išsako savo nuomonę ir pasiūlymus, susiderina tarpusavyje ir turi bendrą matymą, ką planuojama daryti. Jei vadovui vidaus auditas nerūpi, vidaus auditorius gali daryti ir siūlyti ką nori – naudos iš to bus mažai. Vidaus auditorius, jei yra atsakingas, vis tiek dirba, bet jo darbas lieka „stalčiuje“. Vidaus auditas nėra Valstybės kontrolė, kuriai paviešinus išvadas visuomenėje gali kilti pasipiktinimas ir tenka aiškintis. Vadovas turėtų suprasti, kas yra vidaus auditas, kad jis yra pirmiausia pagalba jam ir yra jo institucijos dalis, o ne kažkieno iš šalies pasodintas darinys.

Jei aš būčiau vidaus auditorius ir ateitų naujas įstaigos vadovas, aišku, mano atsakomybė būtų kuo anksčiau su juo susipažinti ir pasakyti – „laba diena, aš esu vidaus auditorius, dirbu šį darbą jums ir įstaigos efektyvinimo labui, kuris taip pat yra ir vadovo pagrindinė užduotis. Iki šiol mes turėjome labai svarbius dalykus ir norėčiau išsiaiškinti ir susiderinti, kokie būtų mūsų prioritetai, kad darbas vyktų produktyviai“.

Suprasti, kam reikalingas vidaus auditas, yra elementari vadyba. Jeigu vadovas nežino, kam reikalingas vidaus auditas, tai klausimas – ką apskritai jis čia veikia. Gal jam tada ne šitame „kioske“ sėdėti, o kažkur kitur būti. Juk vadovas žino, kas yra, pavyzdžiui, finansininkas, šią funkciją supranta, nes dokumentus pasirašinėja, tai kaip ir aišku, kad finansininkas yra kažkas svarbaus.

Įprastai įstaigos kolektyvas į vidaus auditorius žiūri atsargiai, jais nesižavi. Tikriausiai prieštarautų žmonių prigimčiai džiūgauti sužinojus, kad bus atliekamas vidaus auditas. Dėl to audituojamieji bando kažko nepasakyti ar pasakyti ne iki galo, ar net paklaidinti vidaus auditorius, kad jie kažko nepamatytų. Tuomet, vykstant susitikimams dėl rekomendacijų įgyvendinimo, vis būna pasakymas – „jau čia tai tikrai to nereikia“. Tokias situacijas dirbdama Lietuvos banke gerai mačiau, kai audituodavo padalinius, kuriuos aš kuruodavau, matydavau pasipriešinimą.

Vadovas turi parodyti, kad jam rūpi, ką vidaus auditorius sako. Jis neturėtų harmonizuoti santykių tarp padalinių ir vidaus auditoriaus, bet turėtų aiškiai iškomunikuoti, kad jam vidaus audito nuomonė svarbi ir reikia ieškoti ne priežasčių neįgyvendinti siūlymų, bet atrasti galimybes tobulėti. Kai vadovas pasako, kad jam tai yra svarbu, tada bendradarbiavimas su vidaus auditu pagerėja, nors ir ne tiek iš geranoriškumo, kiek iš supratimo, kad vadovas vis tiek pareikalaus tam tikro rezultato ir darbuotojai tada jaučia didesnę motyvaciją į vidaus auditą žiūrėti atsakingiau. Jei vadovas nesikiša, darbuotojams gali pasirodyti, kad vidaus audito įžvalgos nėra svarbios ir stengiasi auditoriaus neklausyti. Tokia veikla tada gali tęstis amžinai – vieni neva prižiūri, o kiti imituoja, kad vykdo.

Gal turite patarimų vidaus auditoriams, kaip jų atliekamu darbu būtų kuriama pridėtinė vertė ir nauda organizacijai bei vadovui?

Siekiant prasmingo rezultato, labai svarbu nepamiršti, kad kuo labiau biurokratizuoji procesą, tuo jis turi mažiau prasmės, nes žmonės nemėgsta dalyvauti tokiame procese ir visas tas „mes jums parašėm, jūs mums parašėt“, jau ir tarp įstaigų yra pakankamai dažnai didelė kliūtis. Tuo tarpu galėtum paimti telefoną ir iškart išspręsti klausimą. Kai įstaigos viduje pradedama daryti visa ta raštų „choreografija“, tada žmonių reakcija būna natūraliai neigiama ir dėl tokių dalykų vidaus auditas dar labiau didina atstumą nuo žmonių ir tą įvaizdį tik sustiprina. To neturėtų būti, nes iš esmės vidaus auditorius yra to paties kolektyvo dalis, tik tiek, kad specifinė funkcija. Kas svarbu iš auditoriaus pusės, tai, viena vertus, nesusireikšminti, bet ir nenusimenkinti; suprasti, kad nesi įrankis, kuriuo būtų sprendžiamos vadovo asmeninės problemos. Vidaus auditoriaus tikslas yra toks kaip vadovo – kad įstaiga veiktų gerai, bet negalima pamiršti, kad iš vadovo kyla auditoriaus funkcijos poreikis ir jis turi būti orientuotas į įstaigos naudą, o ne į asmeninę vadovo naudą. Vidaus auditorius turi turėti stuburą, dirbti atsižvelgdamas į vadovo poreikius, tačiau yra svarbu iškart nusibrėžti tam tikras ribas. Svarbu tas pozicijas iškart atskirti ir atsiriboti, nes paskui nesutampa žmonių lūkesčiai.

Matau prasmę stengtis net ir sudėtingose situacijose, ieškoti kompromiso ir konsensuso. Vidaus auditoriai taip pat turi suprasti, kad ir jie kažko gali nežinoti ar nesuprasti. Kartais būna taip, kad audituojamieji nepriima pastebėjimų ar rekomendacijų ne dėl užsispyrimo ar vidaus auditoriaus nepaisymo, tačiau dėl jų pačių kompetencijos stokos ir tuo pačiu įsikibimo į susidarytą nuomonę. Nors nuo to, kad visi laikysis tik savo įsitikinimų, niekam nebus geriau. Paprastai vidaus auditoriui intuicija ir galbūt prigimtinė inteligencija leidžia matyti, kada tave bando „vynioti į vatą“ ir visaip kaip tave „niurkyti“ , o kada tau tikrai sako rimtus argumentus, kuriuos galbūt reikėtų atidžiau išklausyti ir neskubėti daryti išvadų.

Siekiant stiprinti vidaus audito profesiją, man atrodo, svarbu turėti gerą profesinę organizaciją, kuri apimtų daug praktinių veiklų ir keltų vidaus auditorių kvalifikaciją, skatintų tobulėti. Aš siūlau kooperuotis, burtis entuziastingiems vidaus auditoriams, dalintis patirtimi, teikti siūlymus, kaip būtų galima efektyvinti šią sritį.

Kalbino Vidaus auditorių asociacijos valdybos narė Rūta Petaraitienė