Ką mano vadovai apie vidaus auditą?

Vasarą pradedame klausdami ir ieškodami atsakymų, kokia yra tikroji vidaus audito vertė ir nauda, kokios savybės reikalingos vidaus auditoriui ir kas padėtų didinti pasitikėjimą vidaus auditu. Tuo tikslu kalbinsime įvairių organizacijų vadovus, valdybos narius ir kiekvieną savaitę dalinsimės su jumis pašnekovų išsakytomis mintimis.

Šį kartą apie vidaus auditorių darbą, patirtį ir teikiamą naudą savo nuomone ir įžvalgomis paprašėme pasidalinti Valstybės kontrolierių Arūną Dulkį.

Pokalbis apie vidaus auditą su Valstybės kontrolieriumi Arūnu Dulkiu: Geram vidaus auditoriui reikia pozityvaus požiūrio į gyvenimą

Vidaus auditorius Jums – kontrolierius-policininkas ar patarėjas-konsultantas? Galbūt turite savo apibūdinimą?

Pradėsiu nuo įdomaus fakto – atliktame tyrime apie lietuviškų žodžių vartojimo dažnį mūsų kalboje, žodis kontrolė užėmė 285 vietą, o auditas – 8 785 vietą! Iš esmės šie skaičiai ir parodo tą atstumą, kuris skiria baimę ir pagalbą. Audito misija yra padėti, patarti, tačiau daugelio žmonių pasąmonėje auditas visų pirma vis dar asocijuojasi su kontrole.

Iš patirties išskirčiau tris vadovo ir vidaus auditoriaus bendravimo tipus. Pirmasis – vidaus auditorius reikalingas kaip teisėtumo garantas, kad veiksmai buvo atlikti teisėtai, nieko nepažeidžiant. Vidaus auditorius kaip pritarėjas – vadovui nereikalingi jo patarimai ir įžvalgos, svarbu, kad pritartų vadovo nuomonei. Brandžios organizacijos požymis – išmintingas vadovas, kuris nori žinoti realią padėtį ir iš vidaus auditoriaus gauti tikrų, nepagražintų patarimų ir įžvalgų.

Ar galėtumėte pasidalinti konkrečia patirtimi apie vidaus auditorių darbą?

Aukščiausioje audito institucijoje vidaus auditoriai turi teisę dalyvauti bet kuriame institucijos organizuojamame posėdyje, jų nuomonė ir patarimai yra labai svarbūs ir vertinami. Vyksta reguliarūs vadovybės ir vidaus auditoriaus susitikimai, kuriuose aptariamos ne tik vidaus audito ataskaitos, bet ir įvairūs institucijai aktualūs klausimai.

Mūsų institucijoje yra įdiegta kokybės vadybos sistema, tad vidaus auditoriai prižiūri procesų kokybę, dažnai vyksta procesų valdytojų susitikimai, dalyvaujant vidaus auditoriui. Esant poreikiui ir atsižvelgdami į pasirinktą tematiką vidaus auditoriai gali į pagalbą pasitelkti ir kitų padalinių darbuotojus.

Valstybės kontrolė nuolat gyvena informacijos dalijimosi dvasia. Pavyzdžiui, vadovybės susirinkimai yra filmuojami ir transliuojami vidiniame tinkle, vėliau talpinami vaizdo įrašai, kad kiekvienas darbuotojas, kuris ten nedalyvavo pats aiškiai išgirstų apie priimtus sprendimus. Efektyviai vidaus kontrolei labai svarbu, kad pats darbuotojas aiškiai suvoktų, kodėl jis dirba šioje organizacijoje, kokią pridėtinę vertę sukuria, siektų tobulinti ir gerinti savo veiklą.

Kaip gerąją patirtį galėčiau paminėti mūsų institucijoje įdiegtą kokybės mygtuką, kurio pagalba bet kuris darbuotojas į sistemą gali įvesti pasiūlymą ar pastebėtą problemą. Visi šie pranešimai atitinkamai vertinami ir į juos reaguojama – tai palengvina ir vidaus auditorių darbą identifikuojant  galimas rizikas bei jų valdymo efektyvumą. Pradžioje ši naujovė sunkiai veikė dėl įsigalėjusio mito, kad aš – ne skundikas. Teko daug dirbti ir aiškinti, kad problemas reikalinga įvardinti dėl tobulėjimo ir progreso, jei nutylima – yra problemų su vidine laisve kalbėti ir turėti savo nuomonę. Metaforiškai galiu pasakyti, kad nutyli ir savo veiksmus riboja tik vergai.

Kokia vidaus auditoriaus nauda organizacijai?

Pagal trijų gynybos linijų modelį, kuris numato pareigų pasidalijimą tarp vadovo, visų darbuotojų ir vidaus auditoriaus – kiekvienas institucijos vadovas turi suprasti, kad jis yra pats svarbiausias vidaus kontrolės sistemoje, nes vadovas kuria, diegia sistemą ir prisiima atsakomybę už ją (pirma gynybos linija). Kas padeda vadovui prisiimti atsakomybę? Darbuotojai, kurie prižiūri sistemos veikimą: vadovui teikia žinias apie esamas veiklos rizikas ir jų valdymą bei kontrolę (antra gynybos linija). Svarbiausias vadovo pagalbininkas – vidaus auditorius, kuris vertina sistemos efektyvumą ir pateikia vadovui jos veikimo užtikrinimą (3 gynybos linija). Paprastai tariant, vidaus auditorius informuoja vadovą, ar įdiegta sistema veikia, galbūt ją reikia tobulinti, o gal ji visiškai neveikia. Be to, vidaus auditorius yra tarsi tarpininkas tarp vadovo ir darbuotojų, kuris išklauso nuomones, problemas apie jas garsiai pasako ir siūlo galimus sprendimus.

Valstybinio audito „Ar sudarytos sąlygos viešojo sektoriaus vidaus kontrolės sistemai efektyviai veikti“ metu buvo klausiama 155 viešojo sektoriaus vadovų, ar vidaus auditas prisideda prie institucijos veiklos gerinimo – iš jų net 89 proc. atsakė teigiamai. Paklausus, kokių vidaus auditorių kompetencijų trūksta, vadovai nurodė, kad jie turėtų teikti konstruktyvias įžvalgas ir patikimai konsultuoti, inicijuoti pokyčius institucijoje, lankstumo atsižvelgti į poreikius, užtikrinti, kad vidaus kontrolė efektyvi/tobulintina, padėti įgyvendinti institucijos misiją, strateginius tikslus, mąstyti prevenciškai, vertinti veiklos procesus horizontaliai ir vertikaliai, įvairiapusiškumo išliekant objektyviems, profesionalumo. Be to, 29 proc. vadovų nurodė, kad vidaus auditoriams kompetencijų netrūksta. Pažymėtina, kad 92 (iš 119) arba 77 proc. atsakiusios vidaus audito tarnybos jaučiasi padedančios vadovui gerinti institucijos veiklą.

Taigi apklausos ir audito rezultatai tik patvirtina, koks svarbus institucijoje yra vidaus auditorius. Vidaus auditas yra svarbi ir būtina organizacijos grandis, kad institucija tinkamai funkcionuotų ir gerai atliktų savo misiją. Kiekviena institucija turi savo misiją ir skiria tam tikrus išteklius ir resursus misijai vykdyti bei atitinkamiems tikslams siekti. Vidaus auditas prižiūri, kad institucija savo misijos ir tikslų siektų pačiomis efektyviausiomis priemonėmis. Gyvenimas nuolat keičiasi, viskas sparčiai žengia į priekį, todėl siekiant maksimalios naudos, procesai reguliariai turi būti audituojami.

Kokios savybės reikalingos vidaus auditoriui ir kas palengvina jo darbą?

Visų pirma, geram vidaus auditoriui reikia pozityvaus požiūrio į gyvenimą! Vidaus auditorius turi būti nepriklausomas, nešališkas vertintojas ir konsultantas. Vidaus audito veikla skirta gerinti institucijos veiklą, t. y., kad ji veiktų pagal paskirtį, įgyvendintų tikslus, tobulintų rizikos valdymo, kontrolės ir vadovavimo procesus, didintų jų efektyvumą, tačiau daugeliui išeiti iš komforto zonos ir keistis būna sudėtinga.

Nereikia pamiršti, kad viskas, kas vyksta institucijoje, iš esmės priklauso nuo vadovo, jo atsakomybės ir suformuotų vertybių. Vidaus auditoriaus darbas yra tiesiogiai susijęs su institucijos vadovu, kiek vadovas yra laisvas priimti atitinkamus sprendimus. Žinoma, vidaus auditoriui dirbti būna lengviau, kai sutampa vadovo ir vidaus auditoriaus vertybės.

Labai svarbu nuolatinis ir reguliarus vadovybės ir vidaus auditoriaus bendravimas bei bendradarbiavimas, aiški komunikacija, dalijimasis informacija ir įžvalgomis. Vadovo pareiga – visapusiškai rūpintis vidaus audito padaliniu, aiškiai komunikuojant lūkesčius, rūpinantis mokymais, aktyviai bendraujant. Vadovas turėtų iš anksto įspėti vidaus auditorių apie planuojamus pokyčius, kad jis galėtų pasiruošti galimoms rizikoms, jų suvaldymui, stebėti ir vertinti pokytį, nes kiekvieną pokytį lydi tam tikri nenumatyti dalykai bei rizikos.

Geras vadovas turi pats prisiimti atsakomybę bei tinkamai jos pareikalauti iš kitų, imtis aktyvių veiksmų, siekdamas efektyvios veiklos. Pokyčiams reikia ruoštis iš anksto ir negalima palikti vidaus auditoriaus vieno. Išmintingas vadovas sukuria planą, aiškiai suformuoja viziją, kuo tas pokytis bus naudingas. Pergalių be rizikų nebūna. Jei reforma nėra susijusi su rizikomis, vadinasi, yra problemų su realiais pokyčiais. Vadinasi, tai nėra pokytis, jei nėra rizikos. Visi reikšmingi žingsniai susiduria su nenumatytais dalykais.

Vienas iš brandžios organizacijos požymių, kai auditorius gali gyventi iniciatyvų gyvenimą, siūlyti patarimus, nukreiptus į ateitį, mažinant galimas rizikas, o ne užsiimti laužų gesinimu ar įsisenėjusių problemų sprendimu.

Kas padėtų didinti pasitikėjimą vidaus auditu?

Vien kalbėjimu nieko nepakeisi, tik realiais pavyzdžiais ir darbais galima pakeisti požiūrį ir kurti pasitikėjimą. Savo elgesiu parodyti, kad rekomendacijos skirtos darbo efektyvinimui bei tobulinimui ir vidaus auditas nėra skirtas susidorojimui, gėdinimui ar baimei kurti. Kryptingas darbas ir tinkama komunikacija keičia išankstines nuomones, atsiranda tikėjimas ir pasitikėjimas vidaus auditoriumi kaip pagalbininku, o ne kontrolieriumi.

Svarbu tinkamai pristatyti vidaus auditoriaus tikslus, planuojamus veiksmus, paaiškinti, kad žmonės suprastų, kodėl buvo pasirinktas ir atsirinktas būtent tas audituojamas objektas, ir vėliau nebūtų didelių staigmenų, o išvados ir rekomendacijos netaptų tarsi iš kepurės traukiami kiškučiai.

Dažnai klausiama, kaip elgtis, jei audituojamieji prašo nuolaidžiauti, apeliuoja į malonę ir prašo nepastebėti ar nerašyti pastebėtų problemų audito metu. Manau, to daryti tikrai neverta, nes auditorių nutylėjimas nieko gero neduotų, o tik padarytų meškos paslaugą, problema liktų neišspręsta, atidėta ateičiai ir tai gali tik dar labiau pabloginti pasekmes.

Auditoriaus darbo sėkmė ir rezultatai taip pat labai priklauso nuo informacijos pateikimo formos – kuo paprastesnė ir aiškesnė ataskaita, tuo didesnė tikimybė, kad išvados ir rekomendacijos bus tinkamai išgirstos ir imamasi reikiamų veiksmų.

Taip pat manau, kad yra naudingas ir svarbus vidaus auditorių patirties, praktinių žinių dalijimasis. Vienas iš būdų – parengti apibendrintas, nuasmenintas santraukas apie keliuose audituose pastebėtas problemas bei rekomendacijas, kaip siūloma tobulinti procesus, kad kuo platesnis ratas žmonių, kuriems galbūt irgi aktuali tokia problema, galėtų išgirsti ir imtis atitinkamų pokyčių stiprinant vidaus kontrolę, nelaukiant vidaus auditorių apsilankymo. Jei vidaus auditorius tinkamai pristato savo tikslus, ko jis siekia konkrečiu auditu, jei aptaria vertinimo kriterijus, ką vertins, kas yra svarbu, tuomet ir paskutiniame etape būna lengviau, sulaukiama mažesnio pasipriešinimo.

Ne vienerius metus tarptautinė auditorių bendruomenė diskutuoja, ar auditas išliks. Pavyzdžiui, kalbama, kad finansinį auditą atliks audito robotai ir panašiai, tačiau, daugumos nuomone, vidaus audito svarba ir nauda tik augs. Sustiprinti pasitikėjimą vidaus auditorių darbu padeda išorinis darbo kokybės vertinimas, kad periodiškai būtų gautas patvirtinimas, jog vidaus auditas dirba kokybiškai ir efektyviai, laikydamasis nustatytų reikalavimų. Norėdami prisidėti prie viešojo sektoriaus vidaus audito funkcijos gerinimo, rekomendavome Finansų ministerijai vertinti audito tarnybų brandą/veiklos pažangą – tai būtų priemonė vadovui tobulinti šią veiklą, gerinti efektyvumą ir kurti pridėtinę vertę. Finansų ministerijos metodologams pasiūlėme atnaujinti vidaus audito metodiką pagal tarptautinius vidaus audito standartus ir užtikrinti, kad bus atnaujintos vidaus auditorių mokymo programos, atsižvelgiant į auditorių poreikius. Tai būtų pagalba vidaus auditoriams profesionalams. Stiprus viešojo sektoriaus vidaus auditas iš esmės sumažintų išorės auditų skaičių, o gal ir visiškai jų neliktų.

Kalbino Rūta Petaraitienė, Vidaus auditorių asociacijos valdybos narė